Strategisch secretaris van de Universiteit Leiden

Introductie

1 Over Universiteit Leiden 

De Universiteit Leiden is in 1575 opgericht en is een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten en is gevestigd in Leiden en Den Haag. Haar motto is Praesidium Libertatis – Bolwerk van Vrijheid.
De Universiteit Leiden onderscheidt vijf brede clusters van wetenschapsgebieden en één overkoepelend onderzoeksthema. Er werken 5.848 medewerkers en er studeren 34.165 studenten.

De Universiteit Leiden bestaat uit zeven faculteiten, elk bestuurd door een eigen faculteitsbestuur onder voorzitterschap van een decaan. De universiteit als geheel wordt bestuurd door het College van Bestuur. Het College van Bestuur wordt gecontroleerd door de Raad van Toezicht. De Universiteitsraad is het universitaire medezeggenschapsorgaan. Het bestuur wordt ondersteund door het Bestuursbureau en de Expertisecentra. Er is een driehoofdig College van Bestuur, met als voorzitter: Annetje Ottow, met een sterke externe gerichtheid; een rector magnificus: Hester Bijl, die gericht is op onderwijs en onderzoek en een vicevoorzitter: Martijn Ridderbos, die bedrijfsvoering en HR in portefeuille heeft. 

Zie verder Bestuur en organisatie – Universiteit Leiden

2 Aanleiding en achtergrond vacature

Tot voor kort kende de Universiteit Leiden een secretaris-directeur die de werkzaamheden als secretaris vervulde alsook de directeuren binnen het Bestuursbureau aanstuurde. Om de verbinding tussen College van Bestuur en het Bestuursbureau te versterken is besloten de directeuren van de beleidsdirecties direct te koppelen aan het bestuur. Voor een zorgvuldige voorbereiding en uitwerking van alle vergaderingen heeft één van de medewerkers de rol van ambtelijk secretaris als plaatsvervanger op zich genomen. Dit is tot ieders tevredenheid, daarom is besloten om de rol van ambtelijk secretaris op deze wijze te blijven uitvoeren. Dit ligt ten grondslag aan de vacaturestelling voor de nieuwe functie:

Proactieve en verbindende strategisch secretaris (S16, 38 uur per week) 

3 Positionering in de organisatie 

De strategisch secretaris is gepositioneerd als spin in het web tussen bestuur, decanen, Bestuursbureau en Expertisecentra. De strategisch secretaris rapporteert aan de voorzitter van het College van Bestuur. De functie maakt onderdeel uit van het Bestuursbureau dat daarnaast bestaat uit de volgende directies: Strategische en Academische Zaken, Marketing en Communicatie, Informatiemanagement, HR en Financiën.

De secretaris vormt samen met de directeuren het directieteam van het Bestuursbureau. Hij/zij is geen hiërarchisch leidinggevende van de directeuren maar fungeert als primus inter pares als voorzitter van het directieberaad. Van hem/haar wordt verwacht om de ingezette teamvorming te continueren en om de onderlinge samenwerking en afstemming te stimuleren zodat integraliteit van beleid en uitvoering wordt versterkt. 

Te voorzien is dat delen van de functie van secretaris raakvlakken hebben met verantwoordelijkheden binnen andere directies, zoals de beleidsdirectie Strategische en Academische Zaken die het strategisch beleidsplan opstelt en monitort of met de beleidsdirectie Marketing en Communicatie, waarin ook de woordvoering is ondergebracht. Van de strategisch secretaris wordt verwacht dat hij/zij raakvlakken signaleert en agendeert en zorgdraagt dat zaken opgepakt worden door of in nauwe samenwerking met directies die daarvoor zijn opgesteld.

Hij/zij is leidinggevend aan delen van de bestuursstaf die onafhankelijk gepositioneerd moeten worden of direct gekoppeld zijn aan de ondersteuning van het College van Bestuur.

Om de centrale en coördinerende secretarisrol effectief uit te kunnen oefenen, participeert de strategisch secretaris breed in de overleg- en besluitvormingsgremia van Universiteit Leiden. Hiertoe behoren de CvB overleggen, het universiteits-, het bestuurs- (met de decanen), het onderwijs-, onderzoeks- en bedrijfsvoeringsberaad en het eerder genoemde directieberaad. Dit stelt hem/haar in staat om de samenhang van de agenda’s te overzien en te bevorderen. De secretaris werkt hierbij nauw samen met de bestuurlijk secretaris van het CvB en de Raad van Toezicht. De bestuurlijk secretaris verzorgt onder andere de agendaplanning en verslaglegging van bovengenoemde overleggen. Hij bewaakt tevens de voorbereiding en voortgang van de besluitvorming en (juridische en beleidsmatige) kaders en koppelt besluitvorming vanuit het CvB terug binnen de organisatie. 

Voor een succesvolle uitvoering van de functie is een sterke verbinding met de faculteiten essentieel. De strategisch secretaris onderhoudt nauw contact met de faculteitsbesturen enerzijds om voeding te krijgen vanuit de faculteiten ten aanzien van strategische onderwerpen, schurende zaken en zich ontwikkelende issues. Anderzijds om het samenspel tussen College van Bestuur en decanen effectief te laten verlopen en zich positief te laten ontwikkelen. 

4 Taken en verantwoordelijkheden

De functie van strategisch secretaris is een nieuwe functie en moet zich nog ‘zetten’ in de praktijk. Op voorhand denkt men aan de volgende taken en verantwoordelijkheden: 

  • Strategisch adviseren van het College van Bestuur, helpen bij prioriteren (eerste adviseur van College van Bestuur, sparringpartner en trusted advisor); 
  • Bewaken integraliteit van beleid en uitvoering in relatie tot directeuren Bestuursbureau, Expertisecentra en faculteitsbesturen;
  • Op inhoud meedenken met het College van Bestuur over hun portefeuilles, en voorzien welke onderwerpen nu en op middellange termijn kunnen gaan opspelen, en wat de eventuele risico’s hierbij zijn;
  • Inhoudelijke denkkracht op verschillende thema’s om risico’s goed in te kunnen schatten en verzekerd te zijn van een integrale blik; 
  • Proactief adviseren van het College van Bestuur bij incidenten, issuemanagement, crises voorkomen, aansluiten op crises/conflicten en inspelen op actualiteiten; 
  • Continu en proactief verbeteren van organisatie en samenwerking, inclusief meedenken over ‘besturingsfilosofie’/governance/Bestuursbureau 2.0; 
  • Signaleren en coördineren spoedeisende zaken richting faculteitsbesturen, beleidsdirecteuren en College van Bestuur. In samenhang: ‘spoedeisende hulp’; 
  • Voorzitter van het beleidsdirectieoverleg; 
  • Aansturen stafafdelingen (circa acht ‘direct reports’). Definitieve besluitvorming vindt gedurende de procedure plaats, vooralsnog wordt onder andere gedacht aan: juridische zaken, veiligheidszaken, CISO, Audit; 
  • Participeren in landelijke secretarisnetwerken (LDE en UNL).

5 Opgave en uitdaging

Vanuit de positionering en de taken en verantwoordelijkheden van de strategisch secretaris wordt al helder dat de nieuwe functie is gecreëerd vanuit een grote ambitie en dat er hoge verwachtingen zijn. Dit is samen te vatten in een vierledige opgave voor de strategisch secretaris:

  1. De bestuursagenda proactief voeden met strategische thema’s en prioriteitstelling, vanuit maatschappij en interne organisatie, zodat College van Bestuur in staat wordt gesteld om zich te richten op wezenlijke en essentiële zaken;  
  2. Integraliteit en samenwerking op beleidsontwikkeling en uitvoering stimuleren en bewaken, zodat faculteiten zich betrokken weten, beleidsdirecties en expertisecentra (uitvoering) in samenhang acteren en het College van Bestuur gedragen en getoetste beleidsbesluiten kan nemen;
  3. Doorontwikkeling van besturingsmodel van de universiteit. Het nieuwe strategische plan 2022 – 2027 is getiteld ‘vernieuwen en verbinden’. In verlengde van dit plan wordt een nieuwe besturingsfilosofie uitgewerkt. Het fundament daarvoor is samengevat als ‘3 + 7’. Dit staat voor de nauwe verbinding en goed samenspel die worden nagestreefd tussen het College van Bestuur en de Decanen. Dit binnen een, wat geschetst wordt als, ‘federale setting met een rijke historie met heel veel ruimte en vrijheden voor de faculteiten en instituten’. Wat enerzijds een groot goed is, en anderzijds uitdagingen oplevert waar het universiteitsbrede onderwerpen betreft of zaken die meerdere beleidsdisciplines betreffen;
  4. Gezamenlijke slagvaardigheid binnen de universiteit vergroten. De rijke historie van de universiteit en de geïnstitutionaliseerde besluitvormingsprocessen binnen de universiteit zorgen voor een zorgvuldige afstemming. Dit staat soms op gespannen voet met de maatschappelijke dynamiek van vandaag die een hoge mate van sensitiviteit en responsiviteit vereist. Dit weerspiegelt zich in issues waarop het bestuur vanuit de maatschappij wordt bevraagd en om actie wordt gevraagd. De secretaris speelt een cruciale rol als regisseur bij het behendig intern ter hand nemen van deze zaken zodat er door snelheid, onderlinge samenwerking en afstemming een integrale bestuurlijke response kan volgen. 

Deze opgaven resulteren in een mooie uitdagende functie binnen een bloeiende universiteit.

6 Profiel

Om invulling te geven aan deze opgave zoeken wij een stevige, verbindende, analytisch sterke bestuursadviseur. Iemand met een helikopter view, die organisatie- en politiek bestuurlijk sensitief is. Iemand die goed kan schakelen tussen strategie en issuemanagement, die kan doorpakken als dat nodig is, maar ook kan vertragen en rust brengen. Die zicht heeft op de kennis en expertise die er is, verantwoordelijkheden die er zijn en deze kan mobiliseren. Iemand die als persoon gezaghebbend is, maar geen groot ego heeft. Die als leidinggevende ruimte en vertrouwen geeft en daarbij ook stuurt op ontwikkeling. Een autonome, integere professional die er lol en genoegen in schept om invulling te geven aan deze nieuwe functie en beoogde werkwijze. En snapt hoe een universiteit c.q. een complexe organisatie met een decentrale structuur/met veel autonomie werkt. 

De ideale kandidaat:

  • beschikt over zeer scherpe strategische analytische vermogens (academisch werk- en denkniveau ++) en heeft een helikopterview;
  • is maatschappelijk betrokken en kan ontwikkelingen in de maatschappij vertalen naar de context en uitdagingen voor de Universiteit;
  • is organisatiesensitief: begrijpt de belangen en dynamiek binnen en tussen alle geledingen in de Universiteit en daarbuiten, onderkent de invloed en de gevolgen van beslissingen, gedrag en activiteiten op organisatieonderdelen en handelt hiernaar om doelen te bereiken;
  • heeft gevoel voor de onderstroom en weet deze te adresseren; 
  • is relatiegericht en verbindend: schept randvoorwaarden voor een goede samenwerking, kent de belangen van anderen en neemt actief verantwoordelijkheid voor het versterken van samenwerking en samenhang;
  • is sociaal en communicatief vaardig: weet anderen helder en overtuigend te betrekken;
  • beschikt over organisatiekundige-, veranderkundige- en bestuurskundige kennis/ervaring/inzichten;
  • is ontwikkelingsgericht: stimuleert ontwikkeling en geeft daarin zelf het goede voorbeeld;
  • is gezaghebbend, een informeel leider( op basis van kennis/ervaring/persoonlijkheid); 
  • is besluitvaardig en resultaatgericht; 
  • straalt rust uit en heeft impact; 
  • beschikt over (stijl) flexibiliteit en doelgerichtheid. 

7 De Universiteit Leiden biedt 

Een belangrijke strategische en veelzijdige baan in een internationaal gerenommeerd instituut dat acteert in een complexe en dynamische wereld, waar historie en (maatschappelijke) actualiteit samenkomen. Met leuke, stevige en gedreven collega’s waarmee je een team kunt bouwen. In een ontwikkelingsfase die breed wordt onderschreven, maar nog ruimte is voor eigen bijdrage en gezamenlijke realisatie. Een geweldige kans én uitdaging voor iemand die van strategie en governance houdt.

De functie is ingeschaald in schaal 16, UFO 2022 (€ 6.794,– tot € 8.881,– bruto per maand op fulltime basis). Inschaling vindt plaats op basis van opleiding, kennis en ervaring. Daarnaast biedt de Universiteit Leiden een vaste onkostenvergoeding, vergoeding van OV woon-werkverkeer, een thuiswerkvergoeding en een vaste vakantie- en eindejaaruitkering van respectievelijk 8 en 8,3% van het jaarsalaris. Tevens kent de Universiteit een ruime vakantieverlofregeling, uitstekende opleidingsfaciliteiten, een keuzemodel waarmee de arbeidsvoorwaarden nog verder op maat gekozen kunnen worden en werken wij aan het mede bewaken van een goede werk-privé balans, onder andere met een thuiswerkregeling, sabbatical leave en doorbetaald ouderschapsverlof. 

8 Procedureplanning 

De werving- en selectieprocedure wordt begeleid door Coen Massier en Ronald Bruin van de Galan Groep. Zij zullen gesprekken voeren met in potentie voor de functie geschikte kandidaten. Vervolgens zullen de curricula vitae van geschikte, door hen voorgeselecteerde, kandidaten aan de opdrachtgever worden gepresenteerd. Op basis hiervan worden kandidaten uitgenodigd voor de selectiegesprekken bij de Universiteit Leiden. 

Planning
•    Start werving: 21 juli 2022
•    Sluiting reactietermijn: 28 augustus 
•    Voorselectiegesprekken met Coen Massier en Ronald Bruin: 31 augustus en 2  september
•    Eerste ronde selectiegesprekken: in de week van 12 september (1 dag)
•    Tweede ronde selectiegesprekken: in de week  van 19  september (1 dagdeel)
•    Arbeidsvoorwaardengesprek, klikgesprek voltallig CvB en afronding procedure: 23 september – 1 oktober  
•    Beoogde datum indiensttreding: 1 januari 2023 (of zoveel eerder als mogelijk)

Geïnteresseerde kandidaten wordt gevraagd de data van de (voor)selectiegesprekken alvast te reserveren in hun agenda. De procedure wordt tegelijkertijd in- en extern opengesteld. 

9 Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met Coen Massier of Ronald Bruin, partners van de Galan Groep, telefoon 035-694 8000.

 

Meer weten over deze vacature? Of reageren als de reactietermijn reeds gesloten is?
Vul dan onderstaand contactformulier in, of neem contact met ons op via: +31 (0)35 694 8000