Medewerker secretariaat / backoffice

Introductie

Ben jij organisatorisch sterk, kan je als geen ander plannen en weet je structuur aan te brengen? Dan verwelkomt de vakgroep Interimmanagement en Executive Search jou graag! Werken bij Galan Groep betekent samenwerken met eigenzinnige professionals. Als toonaangevend adviesbureau ondersteunen wij organisaties in de publieke en private sector met het hanteerbaar maken van complexe vraagstukken.

Wat ga je doen?


Je maakt deel uit van een enthousiast en vakvolwassen BackOffice-team én van de vakgroep Interimmanagement en Executive Search.
Jouw werkzaamheden zijn vaak ad-hoc; regelmatig handel je veel zaken tegelijkertijd af. Het is daarom belangrijk dat je stressbestendig en flexibel bent. Je bent niet bang om de telefoon op te pakken en legt makkelijk contact. Je vindt het fijn om met verschillende collega’s te werken; binnen je team draag je bij aan heldere onderlinge afspraken en effectieve samenwerking. Samen zoeken we naar de best passende oplossing voor een uitdaging. Je gaat integer om met vertrouwelijke informatie.

  • Je bent het gezicht en visitekaartje van de Galan Groep, jouw warme en zorgzame persoonlijkheid zorgt voor een positieve ervaring bij opdrachtgevers én kandidaten
  • Je draait je handen niet om voor zeer complex agendabeheer.
  • Je verzorgt in afstemming met opdrachtgevers de planning en coördinatie van diverse trajecten en zorgt voor een gestroomlijnd proces richting de financiële administratie. Plannen en structuur aanbrengen is voor jou vanzelfsprekend.
  • Er is een nauwe samenwerking tussen jou en de adviseurs van de vakgroep. Je zorgt voor de organisatorische voorbereiding van trajecten, legt afspraken vast en bewaakt deze ook.
  • Je bereidt offertes, brieven, rapporten en presentaties voor en verstuurt deze naar onze klanten
  • Je werkt accuraat en nauwkeurig.
  • Als onderdeel van de BackOffice, waar een nauwe samenwerking heerst, help en ondersteun je elkaar waar nodig, je bent dan ook relatiegericht en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden.
  • Je ondersteunt bij het organiseren- en de nazorg van klantevenementen.

Jouw profiel

Bij voorkeur heb je ervaring met vergelijkbare werkzaamheden, maar je moet het vooral heel leuk vinden om aan de slag te gaan in deze rol.

  • Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring waarin je hebt bewezen je staande te kunnen houden in een dynamische omgeving waar deadlines dagelijkse praktijk zijn.
  • Je bent van nature dienstverlenend en flexibel ingesteld.
  • Je hebt oog voor detail, bent oplossingsgericht en je hebt een praktische instelling.
  • Je kan uitstekend vooruitdenken en weet wanneer te handelen, je hebt overzicht en bent proactief.
  • Je bent gegeven het niveau van de doelgroepen communicatief zeer vaardig en weet met humor en flair je doel te bereiken.
  • Je bent 32 – 36 uur per week beschikbaar en het is handig als je in de buurt van Baarn woont.

Wij bieden

  • Een salaris van minimaal €2.500,- en maximaal €3.750,- op basis van 40 uur in de week (afhankelijk van ervaring).
  • Een leuke functie binnen een hecht en enthousiast team waar een ontspannen sfeer hangt.
  • Bij ons bedrijf bieden we in eerste instantie een jaarcontract aan, met de intentie en het streven om dit om te zetten in een vast dienstverband.
  • Elke dag is er een uitgebreide en gezonde lunch op kantoor.
  • Een prachtige werkplek in een monumentale kantoorvilla in Baarn.
  • De mogelijkheid om hybride te werken (minimaal twee dagen per week op ons kantoor).
  • Tweemaal per jaar een resultaatafhankelijke bonus.
  • 25 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
  • Een vakantietoeslag van 8,33%.
  • Een pensioenregeling.
  • Jouw ontwikkeling is belangrijk voor ons: opleidingsbudget, professionaliseringsdagen, inspiratiesessies en vakgroepbijeenkomsten vormen daar een belangrijke rol in.
  • Samen staan we sterk: door het jaar heen organiseren we diverse inhoudelijke bijeenkomsten als Strategiedagen, Galan Ontmoetings-middagen, waar ook de verbinding met elkaar centraal staat. Daarnaast worden er regelmatig leuke evenementen georganiseerd zoals teamuitjes en ons jaarlijkse Zomer- en Winterevent.
  • Snacks ‘to keep you going’.

We nodigen je van harte uit om deel te nemen aan ons wervingsproces en te ontdekken hoe jij een positieve bijdrage kunt leveren aan onze organisatie. Je bent meer dan je cv; je bent een individu met een uniek verhaal en unieke talenten. De Galan Groep verwelkomt diversiteit en inclusie, en we kijken ernaar uit om jou te leren kennen.

Waar ga je werken?

Als vakgroep Interimmanagement en Executive Search bestaan we in totaal uit 14 medewerkers: BackOffice, Recruiter en Adviseurs. Je ondersteunt de adviseurs samen met de andere BackOffice medewerkers.  
Werken bij de Galan Groep betekent samenwerken met eigenzinnige professionals. Binnen onze verschillende vakgroepen (Strategie, Governance & Inrichting, Leiderschap & Transitie, Interimmanagement & Executive Search, Bright&Company en GalanNXT) ondersteunen wij organisaties in de publieke en private sector met het hanteerbaar maken van complexe vraagstukken. Het gaat onder andere om wendbaarheid, kwaliteit, efficiency, toekomstbestendigheid, verander- en innovatievermogen, met een belangrijke focus op het versterken van het leiderschap. 
Met Executive Search richten wij ons op sleutelposities in het publieke en semipublieke domein. We vervullen functies bij raden van bestuur, raden van toezicht en directies. Daarvoor maken we gebruik van professionele netwerken en interne en externe onderzoeksbronnen. 
We leveren strategisch interim-management op bestuurlijk niveau aan centrale overheden, gemeenten en private ondernemingen. Bij uitvoeringsorganisaties en stafdiensten, zoals HR, bedrijfsvoering en IT, plaatsen we directeuren en hoger management.

Informatie

Wij geloven dat iedereen unieke talenten en ervaringen met zich meebrengt, en we streven ernaar om een inclusieve cultuur te bevorderen waarin elke medewerker wordt gerespecteerd, gewaardeerd en gehoord. We verwelkomen sollicitanten van alle horizonnen en moedigen iedereen aan om deel te nemen aan ons wervingsproces.


Herken jij jezelf in dit profiel en ben je gemotiveerd om aan de slag te gaan bij Galan Groep? Solliciteer dan direct via onderstaande sollicitatiebutton. 
Wil je eerst wat meer informatie over de functie of cultuur binnen onze organisatie, bel dan gerust met Hanneke Kamstra-Hooft – HR en Dagelijkse Leiding – 035-6948000.
 

Meer weten over deze vacature? Of reageren als de reactietermijn reeds gesloten is?
Vul dan onderstaand contactformulier in, of neem contact met ons op via: +31 (0)35 694 8000