Directeur Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie

Introductie

1    De Provincie

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen en culturen. Een provincie met een mooi landschap, diversiteit van steden en dorpen en veel cultureel erfgoed. De kracht van de provincie Utrecht zit in een unieke combinatie van factoren. Onze regio is nationaal en internationaal een topregio, met een innovatieve kenniseconomie en een hoog kennisniveau. De centrale ligging maakt de provincie Utrecht tot de draaischijf van Nederland.
 
Omdat Utrecht zo aantrekkelijk is, groeit de regionale economie en stijgt het aantal inwoners. Dat biedt veel kansen, maar ook uitdagingen. De bereikbaarheid en de woningbouw staan bijvoorbeeld onder druk en er wordt intensiever gebruik gemaakt van de ruimte. Ook vragen transities als klimaat, energie, stikstof en circulariteit om lokale keuzes. Hoe combineren we op een goede manier de verschillende opgaven en belangen in de provincie? Een nieuwe coalitieperiode met nieuwe ambities vraagt van de ambtelijke organisatie dat ons nieuw college de juiste afwegingen kan maken in deze complexe context. Zodat de provincie Utrecht een duurzame, gezonde, groene en ondernemende provincie is waar huidige én toekomstige generaties gelukkig kunnen leven. 

Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het bestuur en de medewerkers van de provincie met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. We zetten onze deskundigheid in, bieden ruimte aan anderen en pakken waar nodig de regie. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht, nu en in de toekomst, fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom spelen we slagvaardig in op de ontwikkelingen in de samenleving en zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

2    Opgaven en organisatie

Onze maatschappelijke opgaven zijn veranderlijk in tijd en overstijgen de grenzen van de provincie Utrecht. We willen ons werk dan ook steeds doen op de manier, het moment en in de samenhang waarin ze optimaal effect bereiken voor de maatschappelijke vraagstukken die wij willen oplossen.
 
Recente en actuele ontwikkelingen (zoals de omgevingswet) en bestaande en nieuwe transitievraagstukken stellen steeds nieuwe eisen aan de provinciale organisatie. De komende jaren zijn klimaat, de ontwikkelingen in het landelijk gebied, wonen en mobiliteit de grootste uitdagingen. Het zijn transities die vragen om een structurele verandering. Dat vraagt om het toekomstbestendig inrichten en organiseren van ons werk. We werken daarom aan een planmatige doorontwikkeling van de organisatie; op het terrein van inrichting, sturing en cultuur. De pijlers richting, sturing, samenhang en rust, zoals benoemd in het concernplan, staan daarbij centraal. 

Naast de lijnsturing werken we ook opgavegericht aan concern brede opgaven. Dergelijke opgaven zijn ingericht om belangrijke (strategische) thema’s en ontwikkelingen op te pakken. De opgavemanagers sturen als ambtelijk opdrachtgever deze concernopgaven aan en hebben een rechtstreekse relatie met het bestuur en het maatschappelijk veld.

Voorbeelden van dergelijke opgaven zijn: Energietransitie, Verstedelijkingsopgave, Stikstofaanpak, Circulaire economie, Heroriëntatie strategie OV-bedrijf, Perspectief Veenweidegebied en Gezonde leefomgeving. Ook voor de interne organisatie werken we met een aantal concernopdrachten; zoals het versterken van het strategisch vermogen, digitale transformatie en organisatieontwikkeling. 

De 35 lijnteams zijn ondergebracht in vijf domeinen: Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie; Mobiliteit; Stedelijke leefomgeving; Landelijke leefomgeving en Strategie en Bestuur. 

De directie bestaat uit zes directeuren: de Provinciesecretaris / Algemeen Directeur, een directeur Mobiliteit, een directeur Landelijke Leefomgeving, een directeur Stedelijke Leefomgeving, een directeur Strategie en Bestuur en een directeur Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie. De Concerncontroller is een vaste adviseur van de directie en kan de directievergadering bijwonen. Hij heeft daar een adviserende stem vanuit zijn rol als concerncontroller.

We zoeken voor onze organisatie nu een nieuwe directeur Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie.

3    Het domein Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie

Onze organisatie is volop in (door) ontwikkeling en dat geldt ook voor het domein Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie.

Aan de ene kant is Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie een belangrijke pijler om de planmatige doorontwikkeling samen met de rest van de organisatie vorm te geven en uit te voeren. Aan de andere kant heeft deze doorontwikkeling ook betrekking op het domein zelf voor wat betreft inrichting, leiderschap, werkwijze en samenwerking binnen het domein.
 
Bedrijfsvoering, Informatie en Organisatie is – in samenwerking met de organisatie -verantwoordelijk voor de aandachtsgebieden mens & organisatie, financiën, informatie en dienstverlening. Met als doel een sterke interne organisatie zodat we met onze collega’s bijdragen aan maatschappelijke opgaven. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Het domein bestaat uit de teams: HR en Organisatie, Facilitair, Informatievoorziening- en Automatisering, Office Support, Inkoop, Juridische Zaken, Subsidies en Financiën.

Verdere versterking van de bedrijfsvoering en informatievoorziening in de organisatie is nodig en daar wordt hard aan gewerkt. In 2022-2023 hebben wij zichtbare stappen gezet in de verbetering van de dienstverlening van het domein en daarmee de kwaliteit van onze producten en diensten. 

Dit hebben we gedaan via de volgende (majeure) programma’s:

  • Verbeterprogramma bedrijfsvoering.
  • Hybride werken.
  • Digitalisering & informatievoorziening.


Voor 2023 en verder wordt er onder andere geïnvesteerd in:

  • Het trainen en verder ontwikkelen van klantgericht denken en handelen.
  • Meer grip op onze opgaven om zo verder te kunnen professionaliseren.

Daarbij staan de komende periode de volgende speerpunten centraal: 

  • Partnerschap. Een sterke interne organisatie helpt ons buiten het verschil te maken. Dat betekent een goede interne dienstverlening, een goede beheersing, vooruitkijken en strategisch mee ontwikkelen. Daarvoor is er een goede samenwerking aan de voorkant noodzakelijk, zodat we een duidelijk beeld hebben van de behoeften van de organisatie, domeinen, management en bestuur.
  • Rolvastheid/Duidelijkheid. Samenwerking gaat beter als er sprake is van rolvastheid en rolduidelijkheid binnen de teams en met andere teams. Er gaat focus uit naar samenwerking, leiderschap en werkwijze (bijvoorbeeld wijze van aansturing, naleving rollen, spelregels in gedrag en verantwoordelijkheden).
  • Ketens optimaliseren. Meer stuur op de samenwerking in een aantal ketens (mens en organisatie, interne/externe dienstverlening, financiën, informatievoorziening en data). Om tot stevige, betrouwbare en goed verankerde ketens te komen, waar iedereen vanuit expertise aan bij kan dragen en verantwoordelijkheid op neemt.

4    De functie

We zoeken iemand die gewend is te werken in een complexe en grote organisatie als de onze.

Die het resultaat vooropstelt, rust en vertrouwen uitstraalt, op strategisch niveau opereert en zich niet door de waan van de dag laat leiden. Die de organisatie weet te doordringen van het belang van een goede bedrijfsvoering en samenwerking, in staat is de doorontwikkeling van de organisatie mee vorm te geven en blijvend te borgen. En tegelijkertijd goed kan omgaan met een bewegend en in toenemende mate onvoorspelbaar speelveld.

Een goede spelverdeler, die tijdig de juiste verbindingen binnen de verschillende domeinen weet te leggen. Die tegelijkertijd op een zinnige manier langjarig kan plannen, met een duidelijke invulling van strategie, kennisontwikkeling en vaardigheden. Zichtbaar, verbindend en met visie, daadkracht, eigenaarschap, betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Die ruimte en vertrouwen geeft, medewerkers in hun kracht zet en leiderschap toont. Daarnaast zijn bereikbaarheid voor het management en persoonlijke aandacht en waardering voor de medewerkers belangrijke aandachtspunten.

Als lid van de directie ben je medeverantwoordelijk voor de gehele organisatie. Je draagt bij aan de sturing van het concern als één samenhangend geheel. Als lid van het directieteam zet jij op hoofdlijnen de inhoudelijke koers mee uit en vertegenwoordig je de provincie ook extern op strategisch niveau.

Je werkt aan de optimalisering van de onderlinge samenhang en verbinding tussen de domeinen. Jij legt hierbij de nodige bestuurlijke verbindingen. Dit vraagt een stevige directeur die verbindend werkt. Een teamspeler; iemand die accepteert dat onderdelen van de concern brede managementverantwoordelijkheid zijn ondergebracht bij andere leden van de directie. 

Je bent verantwoordelijk voor de producten- en diensten van jouw domein en je zorgt voor kwaliteit, tevredenheid en betrouwbaarheid van de bedrijfsvoering. Je zorgt ook voor een goede regulering van de werkdruk en ruimte voor de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. 

Je bent een kundig en onafhankelijk denkend adviseur en sparringpartner die tegenspraak geeft en stimuleert dan wel organiseert. Je laat ontwikkelingen niet op hun beloop, maar je voelt je verantwoordelijk en je stelt je proactief op. Dat verwacht je ook van het managementteam van het domein.

Jij geeft direct leiding aan de managers en teamleiders binnen het domein en de concernstrateeg digitalisering en informatievoorziening. Voor wat betreft het strategisch management binnen het domein bedrijfsvoering werk je samen met de managers en teamleiders, die daarin elk een eigen aandachtsgebied hebben. Soms kun je ook zelf de rol van ambtelijk opdrachtgever vervullen voor concernopdrachten of opdrachten binnen het domein. Met daarbij de vrijheid om het opdrachtgeverschap te delegeren volgens het principe Opdracht Geven Opdracht Nemen (OGON).

5    Wat bieden wij?

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Jij vormt de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we namelijk verder. Wij zijn betrokken, trots op onze organisatie en op het werk dat we doen. 

De organisatie is in ontwikkeling en we groeien. We maken een professionaliseringsslag en daarbij wordt er van ons ook een rol verwacht in meer inhoudelijke en maatschappelijke thema’s. 

Naast uitdagend werk en een fijne werkomgeving bieden wij jou: 

  • Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van een jaar voor 36 – 40 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd.
  • Een salaris van maximaal € 9.347,08 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur per week (schaalniveau 16). 
  • Een Individueel Keuze Budget van 21,82% bovenop je maandelijkse salaris, waarvan je zelf kunt kiezen wanneer het wordt uitgekeerd. 
  • 18 vakantiedagen én een ruime ATV-regeling met maximaal 25,5 extra vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband. 
  • Een goede pensioenopbouw. 
  • Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 5.000,– per vijf jaar. 
  • De mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen via het cursusaanbod bij de Utrecht Academie. 
  • Sinds 2022 werken we hybride. Werkzaamheden worden daar verricht waar dat het beste past, op kantoor of – digitaal – op afstand. Om ook thuis goed te kunnen werken kunnen medewerkers van de provincie Utrecht thuiswerk-meubilair bestellen. 
  • Tot slot hecht de provincie Utrecht veel waarde aan een gezonde balans tussen werk en privé. 

6    Jouw profiel

Wij verwachten dat jij: 

  • stuurt en verbindt vanuit een strategische visie, op inhoud maar vooral op proces;
  • beschikt over een afgeronde academische opleiding; 
  • aantoonbaar ervaring hebt met het leveren van producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering, informatievoorziening en digitalisering;
  • gedegen kennis hebt op het gebied van bedrijfsvoering, financiën, informatie en organisatie om goed leiding te kunnen geven aan het domein, maar ook instaat bent specifieke inhoudelijke expertise uit het domein en de teams zelf te halen; 
  • aantoonbare ervaring hebt in een verantwoordelijke positie in het management van een vergelijkbare organisatie; 
  • bij een vergelijkbare organisatie aantoonbaar succesvol bent geweest in het ontwikkelen van de organisatie en optimalisering van (organisatie/bedrijfsvoerings)processen, met aandacht voor de mensen daarbinnen; 
  • aantoonbare leiderschapskwaliteiten hebt en ervaring met het aansturen en ontwikkelen van professionals. Je weet verbindend leiding te geven en mensen in hun kracht te zetten; 
  • aantoonbare ervaring hebt met opgavegericht werken; 
  • in staat bent om onderwerpen die een grote politieke en maatschappelijke gevoeligheid kennen, snel te doorgronden; 
  • gevoel hebt voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en het krachtenveld waarin het domein en het concern functioneren en dat je vaardig bent in het omgaan met tegengestelde politieke en maatschappelijke belangen;
  • ervaring hebt met project-, programma-, en procesmanagement. 

7    Jouw persoonlijkheid

  • Je bent een stevige directeur met uitstraling die zijn/haar visie realiseert door besluitvaardig, overtuigend en verbindend te werken, zowel binnen de organisatie als daarbuiten.
  • Je bent omgevingsbewust, hebt visie en het vermogen om die visie uit te dragen en ernaar te handelen.
  • Je handelt strategisch en bent inhoudelijk op hoofdlijnen op de hoogte om te kunnen richten en (tijdig) bij te sturen. Zonder je in details te verliezen of te laten opslokken door dagelijkse issues.
  • Je bent een teamspeler die initiatief neemt en verantwoordelijkheid wil dragen voor concernbrede vraagstukken.
  • Je bent in staat om respectvol te confronteren en zaken bespreekbaar te maken.
  • Je hebt overtuigingskracht en een goede politieke en bestuurlijke antenne.
  • Je bent gericht op ontwikkeling: van jezelf, van (de mensen binnen) je domein, van de directie waarin je opereert en van de totale organisatie.
  • Je bent zichtbaar, benaderbaar, sociaal en maakt gemakkelijk verbinding met collega’s binnen en partners buiten de organisatie.
  • Je waardeert de inzet en tegenspraak van collega’s, toont betrokkenheid en interesse maar stuurt tegelijkertijd scherp op afspraken, besluiten en doelen.
  • Je toont eigenaarschap over de keuzes die we maken, communiceert daar helder over en handhaaft waar nodig. 

8    Meer informatie

De werving- en selectieprocedure wordt begeleid door Walter Huurdeman en Gerard Kuipers van de Galan Groep. Zij zullen de gesprekken voeren met (in potentie) voor de functie geschikte kandidaten, daaruit volgt een presentatie aan de opdrachtgever. Op basis hiervan worden kandidaten uitgenodigd voor de selectiegesprekken bij de Provincie Utrecht.

Voorlopige planning
Sluiting reactietermijn: 13 april
Voorselectiegesprekken met Walter Huurdeman en Gerard Kuipers: week 15 en 16
Eerste ronde selectiegesprekken: 13 mei 09:00 – 14:00 uur
Tweede ronde selectiegesprekken: 21 mei 14:00 – 18:00 uur
Gesprek eind kandidaat: nader te bepalen
Arbeidsvoorwaardengesprek: nader te bepalen
Voorgenomen start: nader te bepalen (afhankelijk van eventuele opzegtermijn kandidaat)

Geïnteresseerde kandidaten wordt gevraagd rekening te houden met bovengenoemde voorlopige planning. De procedure wordt tegelijkertijd in- en extern opengesteld. Een assessment, screening en referenties maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

9    Interesse

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met de Galan Groep, telefoon 035 – 694 8000 of direct met Walter Huurdeman (06-302 17 589) of Gerard Kuipers (06-215 77 274).

Meer weten over deze vacature? Of reageren als de reactietermijn reeds gesloten is?
Vul dan onderstaand contactformulier in, of neem contact met ons op via: +31 (0)35 694 8000